- Who we areQuiénes somos
- What data we collectQué datos recopilamos
- Why we collect itPara qué lo usamos
- How we store and protect itCómo lo almacenamos y protegemos
- Who we share it withCon quién lo compartimos
- AI processing & email content disclosureProcesamiento IA y divulgación sobre correos
- Your rights (ARCO)Tus derechos (ARCO)
- Cookies
- Contact usContáctanos
Who we areQuiénes somos
Absentia is an Operational Continuity Intelligence platform that helps companies manage key-person absences in a documented, delegated and traceable way. We are incorporated in Mexico.
Absentia es una plataforma de Inteligencia de Continuidad Operacional que ayuda a las empresas a gestionar las ausencias de personas clave de forma documentada, delegada y trazable. Somos una empresa constituida en México.
Under the Federal Law on Protection of Personal Data Held by Private Parties (LFPDPPP), Absentia acts as Data Processor (Encargado del tratamiento, Art. 50). Your company remains the Data Controller (Responsable).
Bajo la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), Absentia actúa como Encargado del tratamiento (Art. 50). Tu empresa permanece como Responsable.
Key point: Absentia does not decide why your data is processed. Your company does. We only process it to provide the service you contracted.
Punto clave: Absentia no decide para qué se procesan tus datos. Lo decide tu empresa. Nosotros solo los procesamos para prestarte el servicio que contrataste.
hector.valdez@absentia.com.mx · absentia.com.mx · México
What data we collectQué datos recopilamos
| CategoryCategoría | Data collectedDatos recopilados | SourceFuente |
|---|---|---|
| Contact & ProfileContacto y Perfil | Full name, work email, job title, company nameNombre completo, correo de trabajo, cargo, nombre de empresa | Demo formFormulario de demo |
| OrganizationalOrganizacional | Number of employees, area, critical tasks, backup persons, escalation criteriaNúmero de empleados, área, tareas críticas, personas de backup, criterios de escalamiento | Exit Plan FormExit Plan Form |
| TechnicalTécnicos | IP address, browser, access date/timeDirección IP, navegador, fecha/hora de acceso | Server logs (automatic)Logs del servidor (automático) |
| OperationalOperacionales | Task status, Daily Pulse responses, Re-entry Briefing contentEstado de tareas, respuestas al Daily Pulse, contenido del Briefing de Regreso | Active pilotPiloto activo |
What we do NOT collect: financial account details, passwords, biometric data, sensitive personal data, or private email content unless explicitly authorized. We do not store full emails from third parties — email text is only processed temporarily when the user voluntarily pastes it into the Exit Plan form.
Lo que NO recopilamos: datos financieros, contraseñas, datos biométricos, datos sensibles ni contenido de correos privados salvo autorización explícita. No almacenamos correos completos de terceros — el texto de correos solo se procesa temporalmente cuando el usuario los pega de forma voluntaria en el formulario de Exit Plan.
Why we collect itPara qué lo usamos
| PurposeFinalidad | Legal basisBase legal |
|---|---|
| Respond to your demo requestResponder a tu solicitud de demo | Explicit consent (form checkbox)Consentimiento explícito (checkbox del formulario) |
| Execute the service: Exit Plan, Daily Pulse, Re-entry BriefingEjecutar el servicio: Exit Plan, Daily Pulse, Briefing de Regreso | Contract executionEjecución del contrato |
| Generate Risk Score and operational insightsGenerar Risk Score e insights operacionales | Contract + legitimate interestContrato + interés legítimo |
| Legal and regulatory complianceCumplimiento legal y regulatorio | Legal obligationObligación legal |
| Monthly newsletter (if subscribed)Newsletter mensual (si te suscribiste) | Revocable consentConsentimiento revocable |
We will never use your data for other purposes without notifying you and obtaining your consent.
Nunca usaremos tus datos para otros fines sin notificarte y obtener tu consentimiento.
How we store and protect itCómo lo almacenamos y protegemos
- Encryption in transit: All communications use TLS 1.2+.
- Cifrado en tránsito: Todas las comunicaciones usan TLS 1.2+.
- Access links: Access links are unique bearer links used during the pilot and may be revoked or rotated by Absentia at any time. The AI processes pasted content in RAM — only the extracted result (task names, urgency, level) is persisted, never the original text.
- Links de acceso: Los links de acceso son bearer links únicos usados durante el piloto y pueden ser revocados o rotados por Absentia en cualquier momento. La IA procesa el contenido pegado en RAM — solo el resultado extraído (nombre de tarea, urgencia, nivel) se persiste, nunca el texto original.
- Restricted access: Only authorized Absentia personnel, under confidentiality obligations.
- Acceso restringido: Solo personal autorizado de Absentia, bajo obligaciones de confidencialidad.
- OWASP Top 10 + NIST CSF: Development follows industry security best practices.
- OWASP Top 10 + NIST CSF: El desarrollo sigue las mejores prácticas de seguridad de la industria.
Privacy by Design: Privacy is built into our architecture from day one. We collect the minimum data necessary, process it for the minimum time necessary, and destroy it when no longer needed.
Privacy by Design: La privacidad está incorporada en nuestra arquitectura desde el día uno. Recopilamos el mínimo dato necesario, lo procesamos el mínimo tiempo y lo destruimos cuando ya no se necesita.
Retention (data minimization by default): Active plans are kept for the duration of the absence and re-entry. Closed plans are automatically deleted 180 days after closure. Form drafts are deleted after 48 hours. Technical logs (without sensitive plan content) are kept up to 12 months. Commercial leads are kept up to 12 months or until you request deletion. Backups rotate every 30 days. If your organization requires longer retention for internal audit or compliance, it can be extended up to 12 months by contract/DPA.
Retención (minimización de datos por defecto): Los planes activos se conservan mientras dura la ausencia y el re-entry. Los planes cerrados se eliminan automáticamente 180 días después del cierre. Los borradores del formulario se eliminan a las 48 horas. Los logs técnicos (sin contenido sensible del plan) se conservan hasta 12 meses. Los leads comerciales se conservan hasta 12 meses o hasta que solicites su eliminación. Los backups rotan cada 30 días. Si tu organización requiere conservación más larga por auditoría interna o compliance, puede extenderse hasta 12 meses vía contrato/DPA.
Who we share it withCon quién lo compartimos
We do not sell your personal data. Ever. We share it only with:
No vendemos tus datos personales. Nunca. Los compartimos únicamente con:
| Third partyTercero | PurposeFinalidad | LocationUbicación |
|---|---|---|
| Hostinger | Web hosting and storageHosting web y almacenamiento | USA / EU |
| Anthropic (Claude API) | AI processing for Risk Score and insightsProcesamiento IA para Risk Score e insights | USA |
| CallMeBot | WhatsApp notifications — when enabled (lead alerts only)Notificaciones WhatsApp — cuando esté activo (solo alertas de leads) | EU |
Anthropic DPA: Explicitly prohibits using your data to train AI models. Available at console.anthropic.com/legal.
DPA de Anthropic: Prohíbe explícitamente usar tus datos para entrenar modelos de IA. Disponible en console.anthropic.com/legal.
AI and data processingIA y procesamiento de datos
Honest disclosure: The Exit Plan form includes an optional feature that allows users to paste text from work emails or documents to help extract tasks automatically. This text is temporarily processed by Anthropic's Claude AI. Here is exactly what happens:
Aviso transparente: El formulario de Exit Plan incluye una función opcional que permite al usuario pegar texto de correos o documentos de trabajo para extraer tareas automáticamente. Este texto es procesado temporalmente por la IA Claude de Anthropic. Esto es exactamente lo que ocurre:
| What happensQué ocurre | DetailDetalle |
|---|---|
| Text you pasteTexto que pegas | Sent to Anthropic's Claude API via our secure server proxy. Never sent directly from your browser.Se envía a la API de Claude de Anthropic a través de nuestro proxy de servidor seguro. Nunca se envía directamente desde tu navegador. |
| StorageAlmacenamiento | The original text is never stored by Absentia. Only the extracted result (task names, urgency, level) is saved to your plan.El texto original nunca se almacena en Absentia. Solo el resultado extraído (nombre de tarea, urgencia, nivel) se guarda en tu plan. |
| AI trainingEntrenamiento de IA | Anthropic's DPA explicitly prohibits using your data to train AI models.El DPA de Anthropic prohíbe explícitamente usar tus datos para entrenar modelos de IA. |
| Third-party data in emailsDatos de terceros en correos | If you paste emails containing information about clients, suppliers or banks, that content passes transiently through Anthropic's infrastructure. You are responsible for ensuring you have the right to process that information.Si pegas correos con información de clientes, proveedores o bancos, ese contenido pasa transitoriamente por la infraestructura de Anthropic. Eres responsable de asegurarte de tener el derecho de procesar esa información. |
| Processing durationDuración del procesamiento | Text is processed in memory and discarded immediately after the extraction is generated. It does not persist beyond a few seconds.El texto se procesa en memoria y se elimina inmediatamente después de generar la extracción. No persiste más de unos segundos. |
| Feature is optionalFunción opcional | You can always add tasks manually without pasting any email content.Siempre puedes agregar tareas manualmente sin pegar ningún contenido de correo. |
- Sensitive data masking: Before sending text to the AI, our system automatically masks CLABE bank accounts, tax IDs (RFC), CURP, phone numbers and credit card numbers. Email addresses from third parties are partially masked — operational contacts from your organization are preserved.
- Enmascaramiento de datos sensibles: Antes de enviar el texto a la IA, nuestro sistema enmascara automáticamente CLABEs, RFCs, CURPs, teléfonos y números de tarjeta. Los correos de terceros se enmascaran parcialmente — los contactos operacionales de tu organización se preservan.
- The Risk Score is a recommendation only. No decision with legal or labor effects is made automatically without human review by an Absentia advisor.
- El Risk Score es únicamente una recomendación. Ninguna decisión con efectos legales o laborales se toma automáticamente sin revisión humana de un asesor de Absentia.
- Rate limiting: The AI extraction feature is limited to 10 requests per minute per IP to prevent abuse.
- Límite de uso: La función de extracción con IA está limitada a 10 solicitudes por minuto por IP para prevenir abusos.
Recommendation: We strongly advise against pasting emails that contain highly sensitive information such as full account numbers, passwords, health data or personal identification numbers. While our system automatically applies masking controls, the final responsibility for the content you paste lies with you as the user.
Recomendación: Te recomendamos firmemente no pegar correos que contengan información altamente sensible como números de cuenta completos, contraseñas, datos de salud o números de identificación personal. Aunque nuestro sistema aplica controles de enmascaramiento automático, la responsabilidad final por el contenido que pegas recae en ti como usuario.
Your rights (ARCO + portability)Tus derechos (ARCO + portabilidad)
| RightDerecho | What it meansQué significa | Response timePlazo |
|---|---|---|
| AccessAcceso | Know what data we have and how we use itSaber qué datos tenemos y cómo los usamos | 20 business daysdías hábiles |
| RectificationRectificación | Correct inaccurate or incomplete dataCorregir datos inexactos o incompletos | 20 business daysdías hábiles |
| CancellationCancelación | Request deletion from our systemsSolicitar eliminación de nuestros sistemas | 20 business daysdías hábiles |
| OppositionOposición | Stop processing for specific purposesDetener el tratamiento para fines específicos | 20 business daysdías hábiles |
| PortabilityPortabilidad | Receive your data in JSON/CSV formatRecibir tus datos en formato JSON/CSV | 20 business daysdías hábiles |
| Revoke consentRevocar consentimiento | Withdraw consent at any timeRetirar el consentimiento en cualquier momento | 5 business daysdías hábiles |
To exercise your rights, email hector.valdez@absentia.com.mx with subject "ARCO Request" including your name, email, right you wish to exercise and a copy of your official ID.
Para ejercer tus derechos, escribe a hector.valdez@absentia.com.mx con el asunto "Solicitud ARCO" incluyendo: nombre, correo, derecho que deseas ejercer y copia de tu identificación oficial.
If you believe your rights have not been properly addressed, you may file a complaint with the INAI at www.inai.org.mx.
Si consideras que tus derechos no han sido atendidos, puedes presentar una queja ante el INAI en www.inai.org.mx.
Cookies
Absentia uses essential cookies and anonymous analytics cookies. No advertising or behavioral profiling cookies.
Absentia usa cookies esenciales y cookies de analítica anónima. Sin cookies de publicidad ni perfilado de comportamiento.
- Session cookies: deleted when you close the browser. Used to maintain your session in the pilot form.
- Cookies de sesión: se eliminan al cerrar el navegador. Se usan para mantener la sesión en el formulario del piloto.
- Language preference: stores EN/ES preference. Expires in 30 days.
- Preferencia de idioma: guarda la preferencia EN/ES. Expira en 30 días.
- Analytics (Google Analytics 4): anonymous, aggregated traffic measurement with IP anonymization. Used only to understand which pages are visited — never to identify you or build advertising profiles.
- Analítica (Google Analytics 4): medición de tráfico anónima y agregada con anonimización de IP. Se usa únicamente para entender qué páginas se visitan — nunca para identificarte ni crear perfiles publicitarios.
Contact usContáctanos
For any questions about this Privacy Policy, to exercise your ARCO rights, or to request our Data Processing Agreement (DPA):
Para cualquier pregunta, ejercer tus derechos ARCO o solicitar nuestro DPA:
Absentia · Privacy & Data ProtectionPrivacidad y Protección de Datos
📧 hector.valdez@absentia.com.mx
We respond within 20 business days as required by LFPDPPP.
Respondemos dentro de 20 días hábiles según la LFPDPPP.
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