Terms and Conditions of ServiceTérminos y Condiciones de Servicio

01 AcceptanceAceptación

By using Absentia's services — including the Exit Plan form, the Daily Pulse, the Re-entry Briefing, and the metrics dashboard — you accept these Terms and Conditions in full.Al usar los servicios de Absentia — incluyendo el formulario de Exit Plan, el Daily Pulse, el Re-entry Briefing y el dashboard de métricas — usted acepta estos Términos y Condiciones en su totalidad.

If you do not agree to these terms, do not use the service.Si no está de acuerdo con estos términos, no use el servicio.

02 Service descriptionDescripción del servicio

• Exit Plan: a structured 5-step form (Lean + 5S) where the employee documents tasks, delegations, authority levels, and escalation criteria before a planned absence.Exit Plan: formulario estructurado de 5 pasos (Lean + 5S) donde el empleado documenta tareas, delegaciones, niveles de autoridad y criterios de interrupción antes de una ausencia planificada.
• AI-assisted extraction: the user can paste email text to identify pending tasks. The AI is operated by Anthropic (Claude API) via a secure proxy on Absentia's server.Extracción asistida por IA: el usuario puede pegar texto de correos para identificar tareas pendientes. La IA es operada por Anthropic (Claude API) vía un proxy seguro en el servidor de Absentia.
• Daily Pulse: a daily email to the backup with task status during the absence. The backup updates the status from a unique web page accessed via a bearer link.Daily Pulse: correo diario al backup con estado de las tareas durante la ausencia. El backup actualiza el estado desde una página web única con bearer link.
• Re-entry Briefing: an AI-generated operational summary for the return day, including completed tasks, pending items, and a suggested Day 1 agenda.Re-entry Briefing: resumen operacional generado por IA para el día de regreso, incluyendo tareas completadas, pendientes y agenda sugerida del Día 1.
• Metrics dashboard: a read-only executive view for the designated observer (aggregated metrics without operational data).Dashboard de métricas: vista ejecutiva de solo lectura para el observador designado (métricas agregadas sin datos operacionales).
• Continuity Dashboard: an organizational view for the COO or Head of Operations with an aggregated risk score and the status of all active plans.Continuity Dashboard: vista organizacional para el COO o Head of Operations con risk score agregado y estado de todos los planes activos.

03 Authorized usersUsuarios autorizados

Absentia's service is designed to be used by the following people within the client organization:El servicio de Absentia está diseñado para ser usado por las siguientes personas dentro de la organización cliente:

• The absent employee: who fills out the Exit Plan and is the plan's owner.El empleado ausente: quien llena el Exit Plan y es titular del plan.
• The direct manager: who receives the executive summary and approves the plan.El manager directo: quien recibe el resumen ejecutivo y aprueba el plan.
• The operational backup: who receives the tasks and updates them during the absence. May be the same manager or a different person.El backup operacional: quien recibe las tareas y las actualiza durante la ausencia. Puede ser el mismo manager o una persona distinta.
• The designated observer: who only sees aggregated metrics. Designated by the client company.El observador designado: quien solo ve métricas agregadas. Designado por la empresa cliente.
• The COO / Head of Ops (optional): access to the organizational Continuity Dashboard.El COO / Head of Ops (opcional): acceso al Continuity Dashboard organizacional.

Use of the service by persons not designated by the client company is prohibited. Bearer links are personal and non-transferable.El uso del servicio por personas no designadas por la empresa cliente está prohibido. Los bearer links son personales e intransferibles.

04 Critical service limitsLímites críticos del servicio

• Absentia does not act autonomously within the user's systems.Absentia no actúa de forma autónoma en los sistemas del usuario.
• The Risk Score™ is solely a recommendation. It has no automatic legal or labor effects.El Risk Score™ es únicamente una recomendación. No tiene efectos legales o laborales automáticos.
• Final responsibility for operational decisions rests with the user.La responsabilidad final de las decisiones operacionales recae en el usuario.
• The accuracy of outputs depends on the quality of the information provided.La precisión de los outputs depende de la calidad de la información proporcionada.

05 Service accessAcceso al servicio

Access is granted via unique bearer links generated for each actor. These links:El acceso se realiza mediante bearer links únicos generados para cada actor. Estos links:

• Are personal and non-transferable.Son personales e intransferibles.
• Must not be shared with anyone other than the intended recipient.No deben compartirse con personas distintas al destinatario.
• May be revoked or rotated by Absentia at any time.Pueden ser revocados o rotados por Absentia en cualquier momento.
• Do not have an automatic expiration date during the pilot.No tienen fecha de expiración automática durante el piloto.

The user is responsible for keeping their links confidential.El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus links.

06 Service level (SLA) — PilotNivel de servicio (SLA) — Piloto

During the pilot period, the service is provided on a "best effort" basis. Absentia does not guarantee:Durante el periodo de piloto, el servicio se presta en base a "mejor esfuerzo" (best effort). Absentia no garantiza:

• A specific availability level (uptime) during the pilot.Un nivel de disponibilidad específico (uptime) durante el piloto.
• Defined response times for support.Tiempos de respuesta definidos para el soporte.
• Uninterrupted continuity of third-party infrastructure (Anthropic, Hostinger).Continuidad ininterrumpida de la infraestructura de terceros (Anthropic, Hostinger).

In the event of a service interruption during an active absence, Absentia will notify Oterra as soon as possible and provide an alternative Re-entry Briefing (without AI if necessary).En caso de interrupción del servicio durante una ausencia activa, Absentia notificará a Oterra lo antes posible y proporcionará un Re-entry Briefing alternativo (sin IA si fuera necesario).

Formal SLAs (99.9% uptime, guaranteed response times) will be defined in the post-pilot service agreement.Los SLA formales (99.9% uptime, tiempos de respuesta garantizados) se definirán en el contrato de servicio post-piloto.

07 Processing of personal dataTratamiento de datos personales

• Identification: name, role, company, corporate email.Identificación: nombre, cargo, empresa, correo corporativo.
• Operational: tasks, delegations, escalation criteria, escalation paths.Operacionales: tareas, delegaciones, criterios de interrupción, escalamiento.
• Metrics: operational risk level (aggregated), plan status.Métricas: nivel de riesgo operativo (agregado), estado del plan.

• Voluntarily pasted text is discarded within seconds — it is not stored by Absentia.El texto pegado voluntariamente se descarta en segundos — no se almacena por Absentia.
• A redaction layer automatically masks CLABEs, RFCs, CURPs, phone numbers, and card numbers before sending to the AI.Un redaction layer enmascara automáticamente CLABEs, RFCs, CURPs, teléfonos y tarjetas antes de enviar a la IA.
• Anthropic may not use the data to train AI models (prohibited by its DPA).Anthropic no puede usar los datos para entrenar modelos de IA (prohibido por su DPA).
• The user is responsible for any third-party data they paste (customers, vendors).El usuario es responsable de los datos de terceros que pega (clientes, proveedores).

Full notice available at: Aviso completo disponible en: absentia.com.mx/privacy

08 User obligationsObligaciones del usuario

• Provide truthful information in the Exit Plan.Proporcionar información veraz en el Exit Plan.
• Do not paste highly sensitive information (passwords, full banking details).No pegar información altamente sensible (contraseñas, datos bancarios completos).
• Obtain consent from any third parties whose data you share.Obtener consentimientos de terceros cuyos datos comparta.
• Do not share bearer links with anyone other than the intended recipient.No compartir los bearer links con personas distintas al destinatario.
• Notify Absentia of any unauthorized use of your access link.Notificar a Absentia de cualquier uso no autorizado de su link de acceso.

09 Intellectual propertyPropiedad intelectual

Absentia owns the platform, methodology, algorithms, brand, and the Risk Score™ system.Absentia es titular de la plataforma, metodología, algoritmos, marca y sistema Risk Score™.

Outputs generated specifically for the user belong to the user, including:Los outputs generados específicamente para el usuario son de su propiedad, incluyendo:

• The completed Exit Plan and its documented tasks.El Exit Plan completado y sus tareas documentadas.
• The Re-entry Briefing generated by the AI based on the user's data.El Re-entry Briefing generado por la IA con base en los datos del usuario.
• The Daily Pulse history and the backup's updates.El historial del Daily Pulse y las actualizaciones del backup.

The applied Lean+5S methodology, the Risk Score algorithms, and the redaction system are the exclusive property of Absentia. The user may not reproduce, redistribute, or sublicense these elements. Absentia may use anonymized and aggregated data (without personal identifiers) to improve the service.La metodología Lean+5S aplicada, los algoritmos de Risk Score y el sistema de redaction son propiedad exclusiva de Absentia. El usuario no puede reproducir, redistribuir ni sublicenciar estos elementos. Absentia puede usar datos anonimizados y agregados (sin identificadores personales) para mejora del servicio.

10 Force majeureFuerza mayor

Absentia will not be liable for failures caused by events beyond its reasonable control, including:Absentia no será responsable por incumplimientos causados por eventos fuera de su control razonable, incluyendo:

• Service interruptions from Anthropic (Claude API) that prevent AI-generated briefings.Interrupciones de servicio de Anthropic (Claude API) que impidan la generación de briefings por IA.
• Interruptions to Hostinger's infrastructure.Interrupciones de la infraestructura de Hostinger.
• Natural disasters, government actions, pandemics, or armed conflicts.Desastres naturales, actos de gobierno, pandemias o conflictos armados.
• Cyberattacks or third-party security breaches beyond Absentia's control.Ataques cibernéticos o brechas de seguridad de terceros fuera del control de Absentia.

In these cases, Absentia will: (1) notify Oterra as soon as possible, (2) activate the Re-entry Briefing fallback without AI, (3) work to restore service as soon as possible.En estos casos, Absentia: (1) notificará a Oterra lo antes posible, (2) activará el fallback de Re-entry Briefing sin IA, (3) trabajará para restablecer el servicio a la brevedad.

11 Limitation of liabilityLimitación de responsabilidad

• Absentia is not responsible for operational decisions made based on its outputs.Absentia no es responsable por decisiones operacionales tomadas con base en sus outputs.
• Maximum liability will not exceed the amount paid in the 3 months prior to the claimed event.La responsabilidad máxima no excederá lo pagado en los 3 meses previos al evento reclamado.
• Absentia is not liable for indirect, incidental, or consequential damages.No se responde por daños indirectos, incidentales o consecuentes.
• Nothing in this clause limits Absentia's liability in cases of willful misconduct or gross negligence.Nada en esta cláusula limitará la responsabilidad de Absentia en casos de dolo o negligencia grave.

12 PricingPrecios

Service pricing is agreed upon in the contract or commercial proposal specific to each client. For pricing information, write to Los precios del servicio se acuerdan en el contrato o propuesta comercial específica para cada cliente. Para información de precios, escribe a hola@absentia.com.mx.

13 Term and terminationVigencia y terminación

• Pilot: 60 days from the activation of the first Exit Plan.Piloto: 60 días desde la activación del primer Exit Plan.
• Termination: 5 business days' notice by either party.Terminación: 5 días hábiles de aviso por cualquiera de las partes.
• Effects: Absentia will delete the data within the following 30 days and provide written confirmation.Efectos: Absentia eliminará los datos dentro de los 30 días siguientes y entregará confirmación escrita.

14 ModificationsModificaciones

Absentia may modify these Terms with at least 15 days' notice via email to the registered contact. If the user does not accept the changes, they may:Absentia puede modificar estos Términos con notificación de al menos 15 días vía correo electrónico al contacto registrado. Si el usuario no acepta los cambios puede:

• Terminate the service without penalty within 15 days of the notification.Terminar el servicio sin penalización dentro de los 15 días siguientes a la notificación.

Continued use after that period implies acceptance. Changes will never apply retroactively to plans already in progress.El uso continuado después de ese plazo implica aceptación. Los cambios nunca aplicarán retroactivamente a planes ya en curso.

15 Governing lawLey aplicable

• Law: Laws of the United Mexican States, including the LFPDPPP.Ley: Leyes de los Estados Unidos Mexicanos, incluyendo la LFPDPPP.
• Jurisdiction: Competent courts of Mexico City.Jurisdicción: Tribunales competentes de la Ciudad de México.